Главная » Хранение документов

Порядок хранения документов

Подготовка документации к хранению является одним из заключительных этапов процесса делопроизводства. Отбор документации на архивное хранение или же на уничтожение проводится в конце каждого делопроизводственного года.

Первым этапом подготовке к архивированию документации является определение сроков хранения документов. Определить эти сроки можно во время экспертизы практической и научной ценности представленных документов. Такую экспертизу проводит специальная экспертная комиссия учреждения, которая назначается руководителем. Целью комиссии является определение ценности документов, их отбор и установление сроков их хранения. В состав комиссии должны входить наиболее квалифицированные представители структурных подразделений, архивов и делопроизводственных служб.

Экспертные комиссии, назначая сроки хранения, пользуются перечнями документов, в которых указаны эти сроки. Перечнями являются систематизированные списки документации, в которых содержатся нормативные указания о сроках хранения документов. Перечни могут быть типовыми и ведомственными.

Касательно продолжительности хранения, то комиссия может назначать следующие сроки:

  • кратковременные (меньше 10 лет);
  • долговременные (более 10 лет или постоянное хранение);
  • отдельные документы не хранят вовсе (уничтожение документации).

Срок хранения традиционно исчисляется с первого дня года, который следует за годом окончания делопроизводства. К примеру, если документ прошел в апреле 2009 года, то сроки его хранения будут исчисляться с 1 января 2010 года.

Хранение документов – это всегда головная боль для любой организации. Для этого требуются дополнительные площади, на которых и будет осуществляться хранение. Хранение обусловлено нормами, согласно которым некоторые документы компании должны сохранять на протяжении нескольких лет. Документы лежат на протяжении долгих лет мертвым грузом, занимая свободное место, которое можно было бы использовать рациональнее. А сотрудникам при этом приходится вдыхать всю ту пыль, которую собирают бумажные архивы.

Многие руководители предприятий даже представления не имеют о том, что существуют фирмы, которые готовы предоставить услуги по хранению документов. При этом они могут не просто хранить документацию, но и произвести тщательнейшую опись, сортировку и упаковку документов с соблюдение строжайшей конфиденциальности. Если вы решитесь на внеофисное хранение документов в нашей компании, то мы гарантируем вам в случае надобности оперативный доступ ко всей архивированной документации.

Давайте рассмотрим преимущества внеофисного хранения документов. Их на самом деле множество.

Во-первых, вы защитите самую важную корпоративную информацию как в правовом и экономическом, так и в техническом отношении. Ваша документация будет надежно защищена от атак рейдеров, конкурентов или внезапных визитов органов государственного контроля. Зачастую правоохранительные органы, не имея возможности проверить все документы на месте, пакуют их и увозят. Получить обратно важную документацию впоследствии часто представляется довольно проблематичным заданием. Мы сохраним ваши документы и предоставим юридическую поддержку.

Во-вторых, внеофисное хранение документов помогает вам экономить средства, которые тратятся на то, чтобы арендовать дополнительные площади под архив и чтобы выплатить заработную плату работникам архива.

В-третьих, нужно учесть тот факт, что вы всегда сможете быстро отыскать именно тот документ, который нужен вам в данный момент. При самостоятельном хранении отыскать конкретный документ в море документации, которая вам больше никогда не понадобится, очень сложно. А происходит это потому, что организации редко создают структуры хранения документации, ее группировки и поиска. Устаревшие документы не утилизируются, а классификация архивированной документации становится только сложнее. В результате на поиск тратится много времени и сил. Именно поэтому идеальное решение в этом случае – это внеофисное хранение документов. При этом вы можете полностью исключить вероятность несанкционированного доступа к вашей конфиденциальной информации.

Услуги нашей компании по хранению документации никогда не вызывали нареканий со стороны клиентов. Мы обеспечим вам высокий уровень конфиденциальности данных и сохранности всех бумаг. На нередко поручают хранение документации самых разных категорий секретности известные компании. Мы будем рады видеть именно вас в числе наших клиентов.

Быстрая связь

по всем вопросам

Введите этот код:

Код проверки

Мы предоставим Вам

следующие документы:
  • Акт уничтожения.
  • Акт выполненных работах.
  • Документы с указанием веса уничтоженного.
  • Документы для оплаты по безналичному расчету
  • Видеоматериалы с зафиксированным процессом утилизации (по требованию).