Главная » Утилизация документов

Утилизация документов

Утилизация документов представляет собой достаточно сложный процесс. Специалисты этого дела знают, как правильно сортируются бумажные документы и как их нужно содержать. Рано или поздно все организации, которые имеют дело с документами на бумажных носителях, сталкиваются с проблемой: куда девать документацию, в которой отпала необходимость? Казалось бы, что может быть проще? Собрать все ненужные документы и определить их на свалку. Но на деле не все так просто. Перед утилизацией документов необходимо их тщательнейшим образом инвентаризировать. Есть документы, которые используете и за которые отвечаете только вы сами. В этом случае и судьба таких документов зависит исключительно от вас. Но есть и другие документы. Относительно утилизации документов данной категории вы должны проконсультироваться с руководством, а иногда и поднять нормативные акты, которые регулируют обращение с документацией и определяют правила не только хранения разных бумаг, но порядок и процесс утилизации документов. Естественно, особое внимание необходимо уделить тем документам, которые содержат ту информацию о компании, которая не подлежит разглашению. Бумаги, которые содержат коммерческую тайну, нельзя просто выбрасывать.

Неграмотно проведенная утилизация документов зачастую приводит к негативным последствиям как для компании-собственника, так и для архивного фонда всего государства. В нашей стране обязанность хранить первичную документацию регламентируют специальные законы. Это относится и к частным, и к федеральным компаниям. На сегодняшний момент хранение и уничтожение документов регламентируются несколькими нормативными актами. Из общего количества этих актов стоит выделить два основных. Это Федеральные законы «О бухгалтерском учете» и «Об архивном деле в Российской Федерации».

Когда истекает срок хранения архива, большая часть документов организации подлежит уничтожению. Утилизацию документов компания может осуществить своими силами, или же обратиться к специализированным организациям, которые берутся за выполнение этой задачи.

Важно понять, что утилизация документов может быть как законно запланированной, так и преднамеренно-вредоносной. Исходя из этого, разные архивные организации занимаются решением двух противоречивых задач: утилизацией документов и их восстановлением. Если специалист понимает методику того и другого направления, это значительно повышает качество работы.

Утилизацию бумажных документов проводят следующим образом:

  1. Сжигание документов.
  2. Шредирование.
  3. Закапывание.
  4. Химическая обработка.

Если смотреть на процесс уничтожения документации с точки зрения конфиденциальности и экономической выгоды, то шредирование и сжигание являются наиболее приемлемыми методами.

Химическая обработка отличается высоким уровнем надежности, но при этом этот процесс требует сравнительно больших капиталовложений. Как правило, это метод используют для уничтожения сверхсекретных документов или же в качестве вспомогательного действия после проведенного шредирования.

Что касается закапывания, то данный метод без предварительной обработки весьма и весьма ненадежен. Существуют прецеденты, когда документы, которых уже не должно существовать, были получены в судебном порядке.

Существуют организации, для которых уничтожение документации превратилось в каждодневный труд. Наша компания относится именно к такому разряду организаций. Наши сотрудники правильно определят с юридической точки зрения, подлежит тот или иной документ утилизации, составят необходимый акт выделения документации к уничтожению, на основе которого и произведут собственно утилизацию. На договорных условиях наша компания может провести экспертизу представленных документов на предмет выявления в них той информации, которая представляет историческую или общественную ценность. Проведя анализ ваших документов, наши эксперты решат, какие их них больше вам никогда не пригодятся, и проведут их уничтожение. Как правило, мы сами транспортируем всю ненужную документацию, утилизация которой проходит в присутствии ее владельца.

Прежде чем приступить к уничтожению документов, обязательно проконсультируйтесь со специалистами во избежание непредвиденных ситуаций.

Быстрая связь

по всем вопросам

Введите этот код:

Код проверки

Мы предоставим Вам

следующие документы:
  • Акт уничтожения.
  • Акт выполненных работах.
  • Документы с указанием веса уничтоженного.
  • Документы для оплаты по безналичному расчету
  • Видеоматериалы с зафиксированным процессом утилизации (по требованию).